Категоричні накази, ігнорування інтересів співробітників і відсутність подяки — не найефективніший підхід до розподілу завдань у команді.

Хороший керівник — не той, хто все звалює на власні плечі, а той, хто здатен зібрати сильну ефективну команду й грамотно розподілити обов’язки, зокрема й позапланові.

Делегування, тобто перепоручення завдань одного співробітника іншому, допомагає підвищити рівень залученості в команді, а керівники, які в цьому досягли успіху, в середньому приносять своїм компаніям на третину більше доходів, ніж інші.

Але просто сказати «зроби ось це» — неправильно. Наказовий тон, погано прописане завдання, відсутність пояснень — усе це може викликати відторгнення і зрештою закінчитися не найкращим результатом. Експертка Гарвардської школи бізнесу розповіла про правила, які допоможуть делегувати ефективно й покращувати робочі показники.

1. Оцініть можливості співробітників

Є завдання, які делегувати не можна. Наприклад, вони є невід’ємною частиною ваших обов’язків. Або в іншого співробітника недостатньо знань і кваліфікації для виконання таких завдань. Або, навпаки, вони значно простіші за ті, якими він зазвичай займається. Скажімо, просити менеджера з продажів або аудитора знайти майстра для ремонту офісної кавомашини буде, м’яко кажучи, недоречно.

Загалом, перш ніж доручати щось комусь, варто запитати себе:

• Чи впорається людина з цим завданням? Чи достатньо в неї часу, чи це завадить виконанню інших обов’язків?
• Чи вистачить співробітнику знань і навичок? Або вам доведеться вводити його в курс справи так довго, що простіше зробити самому чи знайти іншого спеціаліста? Скажімо, вам потрібно скласти звіт про роботу команди над проєктом, але колега, якому ви хочете це доручити, ніколи раніше таким не займався, а отже, справа просуватиметься повільно, зі скрипом, і, можливо, все доведеться переробляти.
• Чи допоможе це завдання співробітнику прокачати якісь навички, набратися досвіду? Це не обов’язково, але було б добре.
• Чи є співробітник, який впорається краще?

2. Постарайтеся врахувати інтереси та потреби кожного

Наприклад, потрібно організувати тімбілдинг для всієї команди, а окремого співробітника для цього немає. Зате є людина, яка сильна в комунікаціях і хотіла б отримати досвід в організації заходів, навчанні та управлінні персоналом. Можна запропонувати це завдання їй.

Або компанія тимчасово залишилася без SMM-спеціаліста, але є хтось, хто добре розбирається в алгоритмах соціальних мереж і не проти спробувати себе в маркетингу.

Звісно, це не завжди можливо. Бувають нудні завдання, які нікому не подобаються. Але все ж буде не зайвим критично оцінити команду й подумати, кому нове доручення могло б принести користь.

3. Грамотно поставте завдання

Звертаючись до співробітника, поясніть, чому хочете доручити завдання саме йому, як це може бути корисно для компанії та для нього особисто. Не забудьте похвалити й перелічити його сильні сторони, які вплинули на ваш вибір. Будьте ввічливими.

Детально розкажіть про завдання. Позначте чітку мету й строки. Надайте всі необхідні документи та іншу інформацію. Буде зовсім добре, якщо всі потрібні матеріали будуть зрозумілими й структурованими, тож співробітнику не доведеться багато годин розбиратися, що до чого.

4. Забезпечте нормальну комунікацію та комфортну атмосферу

Дайте людині зрозуміти, що ви завжди поруч, щоб допомогти, підказати, відповісти на запитання. Попередьте, що якщо з якихось причин вона не впорається або зірве строки, то зможе поговорити з вами, і ви разом щось придумаєте.

Поцікавтеся, що їй потрібно для виконання завдання. Можливо, знадобиться надати додаткову інформацію або, наприклад, звільнити її від поточних справ.

Водночас важливо залишатися доброзичливими, щоб співробітник справді не соромився звернутися до вас, якщо щось піде не так.

5. Підстрахуйтеся

Коли ви виконуєте завдання самостійно, то повністю контролюєте ситуацію. Якщо ж за роботу береться хтось інший, може виникнути мільйон проблем, через які результат виявиться не дуже або строки буде зірвано.

Заздалегідь подумайте, що робитимете за несприятливого розвитку подій. Будьте готові підхопити завдання самі або швидко перепоручити його ще комусь.

Намагайтеся ставитися до таких ситуацій не як до провалу, а як до досвіду, який допоможе вам краще розуміти свою команду, її можливості та рівень організації.

6. Будьте терплячими

Так, є справи, які швидше зробити самому, ніж доручити комусь, а потім витрачати час на відповіді на запитання й контроль результату.

Важливо пам’ятати, що ви не людина-оркестр, і для ефективної роботи вам потрібно розвивати свою команду, давати співробітникам можливість робити щось нове, ставати більш компетентними, вчитися, зокрема й на власних помилках.

А отже, доведеться проявити терпіння, якщо хтось ставить занадто багато запитань або справляється із завданням повільніше, ніж ви очікували.

7. Давайте й просіть зворотний зв’язок

Коли завдання виконано, обов’язково розкажіть співробітнику про те, як ви оцінюєте його роботу: що вам сподобалося і за що ви готові його похвалити, які моменти можна було б поліпшити, що для цього варто зробити й на що звернути увагу в майбутньому.

Будьте коректними. Не лайтеся, не підвищуйте голос, не знецінюйте й не критикуйте без приводу. Обов’язково почніть із похвали, а далі м’яко розкажіть про те, над чим потрібно попрацювати.

Якщо завдання для людини було новим і непростим, розпитайте її, як їй над ним працювалося. Що далося легко, а що ні, що було цікавим, а що зовсім не сподобалося, як вона сама оцінює результат, що хотіла б поліпшити й як планує це зробити.

8. Не забудьте сказати «дякую»

Причому не лише тет-а-тет, а й публічно, особливо якщо завдання було непростим. Похваліть людину перед усією командою, дайте їй додатковий вихідний, відзначте як найкращого співробітника, якщо в компанії це практикується.

Також не варто привласнювати собі плоди чужої праці. Замість того щоб сказати «я організував тімбілдинг» або «я підготував звіт», краще підкреслити, що ви готували все разом і ваш колега дуже допоміг. Люди цінують, коли їхні заслуги визнають, це робить їх більш залученими до роботи та лояльними до компанії.