Вам може допомогти розуміння циркадних ритмів і чітке планування.

Є люди, яким складно бути продуктивними в перші робочі години. Зате приблизно до середини дня вони відчувають приплив сил та енергії. Розповідаємо, як діяти, щоб використати переваги такого типу продуктивності.

Визначте свої циркадні ритми

Одне з головних правил продуктивності сформулювати дуже просто. Ось воно: варто виконувати роботу, яка потребує найбільше уваги й сил, у найпродуктивніший час. І якщо це післяобідні або вечірні години, значить, краще планувати найскладніші, а також творчі завдання саме на цей період.

Здавалося б, порада очевидна. Однак часто і офісні працівники, і фрилансери відчувають провину через фактичну бездіяльність вранці. Їм здається, що вони бездарно втрачають першу половину дня. І через це змушені в післяобідні години встигати завершити всі заплановані справи. Або не відпочивати, а виконувати замовлення. У результаті межа між робочим часом і вільним життям стирається — так недалеко й до вигорання.

Перше, що варто зробити тим, хто працює за умовно вільним графіком, — визначити свої особисті циркадні ритми. Результати досліджень доводять, що «жайворонки» і «сови» справді існують. При цьому у перших внутрішній біологічний годинник працює швидше, а тому суб’єктивно для них у добі більше часу. У «сов» усе відбувається повільніше. Тому їм складно вставати вранці, а приплив енергії вони можуть відчути лише в другій половині дня.

Циркадні ритми можуть змінюватися з віком. Тому тим, хто легко прокидався рано в шкільні роки, може бути складніше вставати в той самий час через 10–20 років. І навпаки.

Не покладайтеся на спогади про шкільні чи студентські роки й спробуйте визначити, в який час саме зараз ви щодня відчуваєте приплив бадьорості. У цьому може допомогти щоденник. Просто щодня записуйте, що показував годинник, коли ви почувалися максимально ефективними. Через місяць перегляньте записи. Ті періоди, які ви відзначали найчастіше, і будуть для вас найпродуктивнішими.

Розділіть усі завдання на творчі та рутинні

Сенс у тому, щоб на найпродуктивніші години планувати творчі справи, а на інші — рутинні.

Звісно, цей поділ умовний — ви можете назвати групи інакше. Головне, щоб у першому списку були всі завдання, які потребують від вас максимальних розумових і емоційних зусиль. Як правило, це нестандартні проєкти, які неможливо виконати за вже існуючими алгоритмами. У другому переліку нехай будуть справи, які ви можете виконувати, спираючись лише на давно сформовані навички. А частину з них — взагалі на автоматі.

Так, в однієї людини до першої групи можуть входити переговори. До другої — складання комерційних пропозицій. В іншої все може бути навпаки. Їй складніше писати пропозиції, бо щоразу вона створює індивідуальний проєкт, не схожий на інші. Зате розмовляти з потенційними клієнтами вона давно звикла, і будь-які бесіди даються їй легко.

За цим же принципом дизайн сайту зі стандартних шаблонів можна віднести до рутинного завдання. А створення промпту для нейромережі, який дозволить отримати нестандартний колаж, — до творчого.

Як правило, звичних справ завжди більше, ніж складних завдань. Тому сміливо відводьте найпродуктивніші години під творчість. І розподіляйте решту задач у вільні часові проміжки.

Намагайтеся чітко дотримуватися денного плану

Ось одна з основних проблем, яка часто турбує умовну «сову». Іноді людині здається, що на початку робочого дня у неї майже необмежена кількість часу й можна встигнути практично все. Але ближче до обіду з’являється тривога. Адже дві-три години вже минули, а нічого важливого ще не зроблено. Потім людина йде обідати. А в решту годин вмикає максимальну швидкість і береться одразу за всі справи зі списку.

Але навіть підвищена продуктивність не гарантує, що за пів дня вдасться виконати все необхідне. Тому вкажіть точний час, коли ви візьметеся за певний блок завдань. Психологічно простіше почати справу вчасно, якщо поруч написано «11:00», а не «до обіду, коли буде час». Це правило стосується і рутинних, і нестандартних проєктів.

Перш ніж приступити до творчого блоку, переконайтеся, що вас нічого не відволікатиме. Якщо потрібно, вимкніть сповіщення в месенджерах. І закрийте всі вкладки, які не потрібні для виконання конкретного завдання.

Уявіть, що ви — музикант, який виходить на сцену. Під час концерту виконавець не перевіряє пошту, не слухає розповіді колег і не домовляється з друзями про вечір. Він займається найважливішим — музикою.

Уявіть, що ваші творчі завдання — це концерт, і вам просто неможливо відволіктися. Така концентрація точно позитивно вплине на вашу продуктивність.

Якщо не можна змінити розклад — готуйтеся до складних завдань заздалегідь

Цей пункт для тих, хто не може самостійно планувати робочий день. Наприклад, для вчителя з чітким розкладом уроків або менеджера, який зранку має важливі переговори, але важко входить у робочий ритм у цей час.

Спробуйте зробити все, щоб полегшити виконання складних завдань. Подумайте, як підготуватися до події так, щоб у ваших діях було більше рутинних елементів, ніж імпровізації.

Наприклад, учитель може заздалегідь підготуватися до складного уроку чи нестандартного заходу. У години максимальної продуктивності варто скласти детальний план, розглянути різні сценарії, підібрати завдання й продумати кожен етап.

Менеджер може заздалегідь вивчити інформацію про клієнта, продумати стратегію переговорів і можливі варіанти розвитку подій. А також уявити, що робити, якщо щось піде не за планом.

Така підготовка не позбавить від несподіванок. Вони все одно можуть трапитися, і рішення іноді доведеться приймати миттєво. Але якщо ви заздалегідь передбачите кілька варіантів розвитку ситуації, вам буде значно легше імпровізувати.

Отже, спробуйте розділити всі завдання на дві основні групи й визначити найкращий час для кожного блоку. А також не бійтеся коригувати розклад, якщо він виявиться незручним. Плануйте заздалегідь і готуйтеся до важливих задач — це допоможе працювати комфортніше та ефективніше. І виконуйте роботу із задоволенням.