Робочий день часто минає в нескінченних нарадах, листуванні, підготовці звітів і вирішенні поточних питань. Щойно вдається завершити одну справу, з’являється кілька нових, які теж потребують уваги. У такому ритмі складно знайти навіть пів години, щоб спокійно подумати, не кажучи вже про стратегічне планування чи реалізацію справді важливих ідей. Наприкінці дня може здаватися, що ви багато працювали, але так і не наблизилися до головних цілей.

Проблема не завжди в надмірній кількості завдань або нестачі часу. Часто ми самі вибудовуємо робочий графік так, що термінові дрібниці поступово витісняють пріоритетні справи. Змінити ситуацію допоможе перегляд звичних підходів до планування, визначення пріоритетів і розподілу відповідальності. Розглянемо п’ять способів звільнити час для того, що справді має значення.

1. Зрозумійте, чому ви намагаєтеся заповнити весь свій час справами

Коли весь день чимось зайнятий, виникає відчуття власної потрібності та користі. Це особливо актуально для керівників і людей, які звикли завжди бути найкращими. Їхня самооцінка нерідко тісно пов’язана з досягненнями та кількістю виконаних завдань.

Крім того, ми часто плутаємо продуктивність (викреслити всі справи зі списку) з ефективністю (виконати стратегічно важливе завдання). А коли дедлайни постійно підтискають, здається, що роздуми — це недозволена розкіш. Тому насамперед потрібно зрозуміти, що стоїть за звичкою постійно бути зайнятим.

Проаналізуйте власні переконання про себе. Подумайте, як ви визначаєте успіх і що змушує вас почуватися гідною та цінною людиною. Не засуджуйте себе під час цього процесу: зараз важливо зрозуміти, що саме вами керує.

2. Переосмисліть свою роль і пріоритети

Сучасний світ стрімко змінюється. Це впливає і на організацію роботи компаній: співробітники просуваються кар’єрними сходами, отримують нові обов’язки та беруть на себе більше відповідальності.

Проте після підвищення ми нерідко продовжуємо працювати так само, як і на попередній посаді. Покладаємося на ті самі способи мислення та звички, хоча наші обов’язки вже суттєво змінилися.

Якщо відчуваєте, що теж застрягли на місці, настав час переосмислити свою роль. Наприклад, скористайтеся матрицею Ейзенхауера. Відповідно до неї всі справи можна розділити на чотири категорії:

• Важливі й термінові.
• Важливі, але не термінові.
• Неважливі, але термінові.
• Неважливі й нетермінові.

Найчастіше ми випускаємо з поля зору важливі, але не термінові справи, хоча саме вони допомагають рухатися вперед. Натомість опиняємося в полоні термінових, але не настільки важливих завдань: перевірки пошти, телефонних дзвінків, виправлення помилок.

Тому час від часу перевіряйте, як розподіляєте свій робочий час. Звертайте увагу, скільки його витрачаєте на важливі, але не термінові справи, і чи не надто занурилися в дрібниці.

3. Встановіть особисті межі

Щоб знаходити час для справді важливих завдань, спробуйте по-новому організувати свій день. Переконайтеся, що саме ви контролюєте власний графік, а не інші люди.

Багато хто починає тиждень із порожнього календаря, а потім поступово заповнює його зустрічами та нарадами на прохання колег. У результаті власні пріоритети відходять на другий план.

Відмовтеся від такого підходу. Заздалегідь позначте в календарі проміжки часу, які присвятите важливим цілям, і лише після цього плануйте решту справ.

Не залишайте роздуми про власний розвиток на випадкову вільну годину між іншими обов’язками. Виділяйте для цього час, коли працюєте найефективніше або коли вас точно ніхто не відволікатиме.

4. Навчіться відмовляти

Уважно перегляньте свій список справ. Цілком можливо, що від деяких завдань можна відмовитися, інші відкласти, а ще якісь скоротити. Це допоможе звільнити додатковий час.

Також намагайтеся позбутися зайвих нарад. Не погоджуйтеся на них, якщо ваша присутність насправді не є необхідною. Часто нараду можна замінити письмовим повідомленням, а ідеї обговорити у спільному документі.

Перед початком роботи запитуйте себе, що зробило б сьогоднішній день по-справжньому вдалим. Навряд чи це перевірка п’ятдесяти повідомлень, які накопичилися у вашій пошті.

5. Ставте сміливі запитання

Коли вам вдалося звільнити трохи часу у своєму календарі, настав момент використати його з користю. Забудьте на деякий час про те, що заплановано на поточний тиждень або що ви скажете на зустрічі з керівником. Натомість подумайте над масштабнішими питаннями, яких зазвичай уникаєте.

• Якою може стати наша компанія?
• До чого ми прагнемо як команда?
• Що допомогло б нам розвиватися?
• Яка моя роль у цьому процесі?

Такі запитання допомагають знаходити творчі рішення, яких ми не помічаємо у звичному робочому режимі.

Коли знайдете відповіді, запишіть їх і тримайте перед очима. Регулярно повертайтеся до цієї вправи, щоб не забувати про великі цілі та не дозволяти повсякденним дрібницям знову поглинути весь ваш час.